Reception & Office Assistant

• Ofera informatii telefonice catre colaboratori si terti;
• Ofera informatii generale despre companie;
• Activitati de secretariat, inregistrare documente, arhivare documente, tehnoredactare, tiparire si multiplicare documente; primire si transmitere a e-mail-urilor;
• Organizarea si actualizarea unor situatii, redactarea unor materiale de corespondenta, pastrarea si operarea in diverse registre de evidenta;
• Intampina vizitatorii si organizeaza intalnirile in salile de sedinta;
• Face rezervari pentru salile de intalnire; pregateste intalnirile si se asigura ca sunt conectate si functioneaza echipamentele de conectare video;
• Asigura protocolul in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice;
• Corecteaza, copiaza, compileaza diverse documente in vederea realizarii unor situatii centralizate/statistici; indosariaza prezentari, pregateste mape, etc;
• Comanda si mentine stocurile de produse de papetarie si protocol;
• Scrie si transmite documente folosind programele de soft ale companiei;
• Realizeaza traduceri (romana/engleza) la solicitarea superiorului direct;
• Are in responsabilitate administrarea cardurilor de acces ale angajatilor
• Mentine relatia cu furnizorii de service pentru aparatura de birou (imprimante, aparate de cafea, etc);
• Administreaza relatia cu firmele de curierat;
• Achizitioneaza bilete de avion; face rezervari de cazare, conform instructiunilor primite de la seful de departament;
• Gestioneaza comenzile de papetarie branduite si se asigura ca exista in permanenta un stoc suficient;
• Comanda echipamente de lucru de la firma de IT -ex. laptopuri, monitoare, tastatura etc;
• Gestioneaza relatia cu firma de arhivare;

• Studii medii finalizate (minim);
• Experienta demonstrata pe o pozitie similara minim 1 an;
• Cunostinte foarte bune de operare MS Office;
• Limba engleza – nivel mediu/avansat.

jobssup